Veel organisaties volgen het ritme van een legislatuur. Of het nu Vlaams of lokaal is, na vier of zes jaar is de cyclus rond. Projecten uitgevoerd, actiepunten waargemaakt. Maar niet alles op het wensenlijstje is afgevinkt. En ondertussen duiken nieuwe ideeën en uitdagingen op. Stel een toekomstnota of memorandum op voor je aan een nieuwe cyclus begint. Kijk even achterom naar wat voorbij is, blik vooruit naar wat komt en stel een plan op. Lukt je dat niet zelf? Laat je dan helpen.
Voordelen van een toekomstnota
- Je maakt een balans op van de afgelopen periode en je sluit die ook af.
- Samen met je team. Hun inzichten en ervaringen zijn cruciaal tijdens dit proces.
- Je neemt geen politieke beslissingen maar een goed idee is snel gelanceerd. Je geeft beleid mee vorm.
- Je hebt iets om over te praten. Je wisselt ideeën uit met politieke beslissers.
- En je hebt een plan. In je team staan de neuzen in dezelfde richting.
Je ambitie niet onder stoelen of banken
De nota telt vier tot acht pagina’s. Welke onderdelen je plan moet bevatten, ligt niet vast. Handig is wel dat je begint met een opvallende titel. Verbaas met je ambitie. Vermeld de speerpunten en een korte terugblik op de voorbije periode. Maak ook uitgangspunten duidelijk. Welke tendensen, kansen en bedreigingen je ziet. En na de analyse volgen de aanbevelingen en suggesties. Redactie en vormgeving maken het plaatje af.
Fase 1: plannen
- Stel een werkgroep samen. Hoe gevarieerder de samenstelling, hoe breder je plan gedragen wordt. Maar je kan het ook enkel met je managementteam of adviesraad.
- Spreek een timing af. Tegen wanneer is het plan af, hoeveel bijeenkomsten zijn hiervoor nodig en wie bewaakt het proces?
- Ten slotte bepaal je de focus van je plan.
Fase 2: informatie verzamelen
- Verzamel verantwoordingsnota’s van de voorbije jaren, werkingsverslagen, verantwoording Beleids- en Beheerscyclus, cijfermateriaal, visieteksten, wetgeving, …
- Laat je stakeholders meedenken: medewerkers, klanten, leveranciers. Via digitale weg kan je hen snel en eenvoudig bevragen.
- Organiseer een focusgroep of een brainstormsessie.
Fase 3: analyseren en formuleren
- Formuleer uitgangspunten. Welke waarden en principes vind je belangrijk? Welke tendensen zijn relevant?
- Maak een analyse volgens de SWOT-methode en kom tot aanbevelingen.
Fase 4: redactie en vormgeving
- Een nota telt vier tot acht pagina’s
- Schrijf een kernachtige, toegankelijke tekst
- Met een frisse vormgeving die in het oog springt
Hulp nodig?
Je hebt geen tijd? Of nog niet de juiste mensen in huis? Als procesbegeleider help ik je bij het opstellen van plannen. Lees meer over de verschillende mogelijkheden.